Apesar de já ter barbas, nunca como agora a expressão “tempo é dinheiro” fez tanto sentido. Com a revolução digital, vários processos ligados à vida das empresas que antes eram realizados com parcimónia, acabaram por sofrer uma aceleração incrível levando, entre outras coisas, a uma diminuição dos custos operacionais e ao aumento da produtividade.
Se a introdução de maquinaria “inteligente” baseada em IA (Inteligência Artificial) e Machine Learning nas linhas de produção acabou por diminuir o desperdício e aumentar a qualidade do produto final, também em áreas até agora vistas como puramente “analógicas”, como é o caso da Contabilidade, a revolução digital está a dar frutos.
O que é a Contabilidade Colaborativa?
É nesta transição dos processos contabilísticos tradicionais para um paradigma dominado pela tecnologia digital que acaba por surgir a Contabilidade Colaborativa.
À rotina diária envolvida em papelada e com pouca flexibilidade que se repete todos os meses – sejam os pedidos dos SAF-T aos clientes para lançar as vendas, seja a recolha dos documentos de compras para lançar e dos extratos bancários para fazer a reconciliação bancária ou ainda as diversas obrigações fiscais a dar resposta, bem como os vários pedidos de dúvidas dos clientes sobre valores de IVA a pagar ou esclarecimentos de informação sobre balancetes, a Contabilidade Colaborativa contrapõe com um processo de agilização com base em tecnologias digitais.
Caso do cloud computing, que não só ajuda a reduzir custos, como também a evitar a duplicação do trabalho (se um empresário ou um cliente faz um registo, o contabilista não tem de o repetir ou duplicar) e a prestar serviços que acabem por atrair mais clientes.
Como se percebe, a tecnologia é o grande sustentáculo da Contabilidade Colaborativa. Para que contabilistas e empresas/clientes possam trabalhar de forma sincronizada, torna-se assim necessário que as empresas de contabilidade apostem numa plataforma tecnológica que lhes permita oferecer aos clientes, entre outras coisas, registos contabilísticos mais rápidos, processamento salarial rápido e rigoroso, ativos sempre em dia, registo dos recibos ou notas de pagamento, gestão de tesouraria e acompanhamento dos principais KPI.
Estas são algumas das características presentes no software de contabilidade colaborativa ROSE Accounting Services desenvolvido pela PRIMAVERA BSS, plataforma digital com base em cloud computing desenvolvida a pensar numa maior eficiência nas tarefas administrativas de modo a que as empresas possam oferecer serviços de valor acrescentado aos seus clientes.
Para além disto, o software ROSE Accounting Services garante ainda rigor e coerência dos dados (trabalha com base num conjunto de mecanismos inteligentes associados a um sistema de alertas e rastreabilidade da informação), máxima segurança (assenta numa infraestrutura com sistemas de redundância e escalabilidade), adaptabilidade ao perfil de cada utilizador e é de fácil integração com outras aplicações.
Importância da Contabilidade Colaborativa nos dias de hoje
Acesso à informação em qualquer momento e lugar
Basta uma ligação à Internet (PC ou smartphone) para que as plataformas de Contabilidade Colaborativa permitam que as empresas e os seus responsáveis tenham acesso a todos os dados e documentos da organização 24 horas por dia e a partir de qualquer lugar sem a necessidade de utilização de servidores físicos o que, consequentemente, gera uma maior simplicidade e rapidez nas transações.
Otimização da comunicação
Ao permitir que os vários documentos sejam arquivados na cloud, as plataformas de Contabilidade Colaborativa permitem que, mediante as respetivas permissões, as equipas de trabalho das diversas estruturas que compõem a empresa, com a Contabilidade à cabeça, possam aceder a esses documentos a qualquer hora e em qualquer lugar, acabando com o hiato que existia entre empresários e contabilistas.
Tudo isto acaba por aportar uma maior comodidade e facilidade na troca de informações entre os diversos departamentos de uma empresa e a contabilidade, otimizando todo o processo de comunicação e acabando, consequentemente, com as infindáveis trocas de emails e reuniões semanais.
Redução de custos e melhor organização
Por ser completamente online e armazenar os arquivos e informações na cloud, a Contabilidade Colaborativa dispensa a utilização de servidores físicos para arquivo, o que acaba por resultar não só numa redução dos gastos com equipamentos, como também numa melhor organização da empresa, permitindo que o contabilista passe a comportar-se como um verdadeiro consultor de negócios que apresenta soluções inovadoras e personalizadas a cada um dos seus clientes.
